B’dan iċ-Charter aħna nixtiequ li intom issiru tafu aħjar id-Dipartiment ta’ l-Eżamijiet u x-xogħol li nagħmlu hawnhekk. L-impenn tagħna hu li ma’ l-istudenti, l-għalliema u l-pubbliku in ġenerali nimxu b’mod xieraq u ġust. Qegħdin hawn biex noffru servizz ta’ kwalita’.

Tista’ żżurna fl-uffiċċju tagħna jew tiktbilna f’dan l-indirizz:

Dipartiment ta’ l-Eżamijiet

• ccemplilna: 21232821,25982227 u 25982229

• tibaghtilna fax fuq: 21222256

• tibaghtilna e-mail fuq: exams.department@gov.mt

• tidhol fuq il-website tad-Dipartiment:http://www.exams.gov.mt

Tista’ tikkuntattja ċ-Ċentru ta’ l-Eżamijiet ġewwa Għawdex. L-indirizz huwa:

Ċentru ta’ l-Eżamijiet - Għawdex

Informazzjoni personali mogħtija hija protetta u tintuża skond l-Att dwar il-Protezzjoni tad-Data 2001.

• tkun edukat ma’ l-istaff tagħna

• iġġib miegħek il-karta ta’ l-identità tiegħek meta tiġi d-Dipartiment

• timla l-applikazzjonijiet b’mod ċar u billi tuża ittri kbar

• iġġib miegħek kull dokument meħtieġ kif ikun hemm imniżżel fuq l-applikazzjoni

• tapplika għall-eżamijiet fil-ħin

• taqra sew l-istruzzjonijiet ta’ l-eżami u t-timetable li nibagħtulek

• taqra l-informazzjoni li jkun hemm esibita fuq it-tabella ta’ l-avviżi tad-Dipartiment.

Fid-Dipartiment ta’ l-Eżamijiet aħna:

• nipproċessaw applikazzjonijiet ta’ l-eżamijiet

• immexxu eżamijiet professjonali

• nallokaw ċentri ta’ l-eżamijiet u mmexxu kull eżami li namministraw aħna

• inqassmu riżultati u ċertifikati

• nagħtu informazzjoni

• nieħdu ħsieb talbiet speċjali.

Tista’ tapplika għal dawn l-eżamijiet:

• Eżamijiet lokali u barranin tal-General Certificate of Education (Matsec, Edxcel (London); AQA eċċ)

• Eżamijiet Vokazzjonali (City & Guilds; London Chamber of Commerce and Industry eċċ)

• Eżamijiet pubbliċi lokali (ingaġġ fis-Servizz Pubbliku, eżamijiet fis-Servizz Pubbliku; Liċenzji għal Engine Driver (ta’ l-Art), Ħruġ ta’ Liċenżji ta’ Wireman Liċenzja A u B u eżamijiet oħra li jkunu pubblikati fil-Gazzetta tal-Gvern)

Aħna ninfurmawk meta għandek tapplika għall-eżamijiet lokali u barranin tal-General Certificate of Education u eżamijiet Vokazzjonali billi:

• nippubblikaw avviż fil-Gazzetta tal-Gvern, l-istazzjon nazzjonali tar-radju, u fuq Channel 22 minn tliet ġimgħat qabel il-ftuħ tar-reġistrazzjoni

• ninfurmaw lill-kunsilli lokali

• nfasslu pjan ta’ sena, sa nofs Ottubru li jinkludi d-dati ta’ reġistrazzjoni għal kull eżami ta’ kull sessjoni u npoġġuh fuq il-bord ta’ l-avviżi tad-Dipartiment, fuq il-website tagħna http://www.exams.gov.mt, fiċ-ċentru tagħna ġewwa Għawdex u nqassmuhom fl-iskejjel kollha u l-Kunsilli Lokali

• inpoġġu time tables fuq il-bord ta’ l-avviżi tad-Dipartiment, fuq il-website u fiċ-Ċentru ta’ l-Eżamijiet ġewwa Għawdex ta’ l-anqas tlett ġimgħat qabel il-ftuħ ta’ reġistrazzjoni.

Aħna ninfurmawk meta għandek tapplika għall-eżamijiet pubbliċi lokali billi:

• nippublikaw avviżi fil-Gazzetta tal-Gvern, fuq l-istazzjon nazzjonali tar-radju, fuq Channel 22 u fuq il-website tagħna tlett ġimgħat qabel il-ftuħ tad-data tar-reġistrazzjoni

• ninfurmaw lill-kunsilli lokali permezz tad-Dipartiment tal-Kunsilli Lokali.

Iġbor l-formoli ta’ l-applikazzjoni mill-Customer Care Unit tad-Dipartiment jew miċ-Ċentru tal-Eżamijiet tagħna ġewwa Għawdex. Tista’ tagħżel li tniżżel applikazzjoni minn fuq il-website tagħna fuq http://www.exams.gov.mt, jew tapplika direttament permezz tas-servizzi tal-e-exams. Il-formoli ta’ l-applikazzjoni għall-eżamijiet lokali u barranin tal-General Certificate of Education jistgħu jinġabru mill-iskola tiegħek.

Jekk tagħżel li tuża s-servizz tal-e-exams, tista’ tidħol fl-applikazzjoni online, timla d-dettalji personali tiegħek, l-iskola li tattendi fiha, kif ukoll is-suġġetti li trid tagħmel. Fl-istess applikazzjoni għandek il-possibilta’ li tħallas online. Meta tibgħat applikazzjoni online, tista’ tistampa kopja tal-‘proforma invoice’, immarkata ‘Pay Later’. Jekk il-pagament isir, tista’ tistampa proforma invoice li turi ‘Marked as Paid’

Is-servizz tal-e-exams ser ikun aċċessibli mill-ewwel ġurnata ta’ reġistrazzjoni, u ikun jista’ jintuża 24 siegħa kuljum sal-erba ta’ wara nofsinhar tat-Tnejn tal-ġimgħa ta’ wara l-għeluq tar-reġistrazzjoni.

Jekk tapplika bil-mod tradizzjonali, jew tikseb applikazzjoni mill-website, trid timla d-dettalji kollha inklużi s-suġġetti li trid tagħmel. Wara tkun tista’ tiġi bl-applikazzjoni d-Dipartiment jew ċ-Ċentru tal-Eżamijiet f’Għawdex, tibgħatha bil-posta, jew tgħaddiha lill-iskola tiegħek.

Tista’ tibgħat persuna tal-fiduċja bl-applikazzjoni tiegħek, biex tippreżentaha d-Dipartiment. Il-formola trid tkun mimlija b’mod korrett, inkluża l-firma tiegħek.

Jekk int interessat li tapplika għall-eżamijiet tal-London Chamber of Commerce and Industry m’hemmx regola dwar kemm irid ikollok żmien biex tapplika.

Ikollok bżonn l-applikazzjoni tal-Kap ta’ l-Iskola tiegħek għal dawk is-suġġetti li jkunu approvati. F’każ ta’ suġġetti li m’hemmx bżonn approvazzjoni tista’ tapplika għal rasek.

Tista’ tiġbor il-formola ta’ l-applikazzjoni għall-eżamijiet pubbliċi lokali, mill-Customer Services Unit, sa minn ħamest ijiem qabel il-ftuħ tar-reġistrazzjoni. L-applikazzjoni tista’ tinkiseb ukoll mill-website tad-Dipartiment fuq http://www.exams.gov.mt. Inti tkun mitlub tippreżenta l-formola ta’ l-applikazzjoni fid-Dipartiment jew fiċ-Ċentru tagħna ġewwa Għawdex. Tista’ tkun mitlub tehmeż dokumenti oħra bħal ċertifikat tal-kondotta maħruġ mill-Pulizija, il-karta ta’ l-identita’ flimkien ma’ fotokopja tagħha, riżultati ta’ l-eżamijiet u informazzjoni relevanti oħra kif mitluba fis-sejħa ta’ l-applikazzjonijiet.

Il-ħlas irid isir meta int tippreżenta l-formola ta’ l-applikazzjoni. Ikollok bżonn l-karta ta’ l-identità uffiċjali tiegħek tul l-eżamijiet kollha.

Fi żmien ġimgħa, minn meta tibgħat l-applikazzjoni, nibagħtulek invoice bil-posta li juri l-ammont dovut li trid tħallas u s-suġġetti li int applikajt għalihom. Jekk jogħġbok, qabel ma tħallas kun żgur li d-dettalji ta’ l-invoice huma tajbin. Jekk int ma tirċevix l-invoice fiż-żmien imsemmi, ikkuntattja d-Dipartiment minnufih.

Int għandek tħallas l-kont tal-ħlas f’waħda mill-fergħat tal-Bank of Valletta jew tal-HSBC Malta plc, sa mhux aktar tard mid-data li tidher fuq l-invoice. Wara li tħallas, kun żgur li l-bank jagħtik lura l-invoice oriġinali, b’timbru li jikkonferma li int ħallast.

Tista’ tagħżel li tibgħat l-invoice tiegħek flimkien ma’ ċekk bl-ammont eżatt muri fuq l-invoice, li jkun pagabbli lid-Direttur tal-Eżamijiet. Id-Dipartiment jibgħatlek irċevuta tal-ħlas, immarkata ‘Paid’ immedjatament.

Jekk tagħżel li tibgħat l-applikazzjoni on-line inti tista’ toħroġ mill-ewwel proforma invoice li turi li l-pagament ġie aċċettat u tirċievi invoice immarkata ‘Paid’ fi żmien ħamest ijiem minn meta tkun għamilt il-pagament on-line.

Aħna nibagħtulek it-timetable personali (bl-index number, id-data u l-ħin ta’ l-eżami), il-post fejn trid tattendi u l-istruzzjonijiet ta’ l-eżami/eżamijiet għaxart ijiem qabel id-data ta’ l-eżami. Int għandek tiċċekja t-time table għal xi żbalji jew ‘misprints’. Jekk ikun hemm xi problema ikkuntattja lid-Dipartiment fi żmien tlett ijiem minn meta tirċievi t-timetable.

Jekk żewġ eżamijiet ta’ bordijiet differenti jinzertawlek fl-istess ġurnata, u ma jkunux ta’ l-istess suġġett, aħna nistgħu nbiddlu l-ħin ta’ wieħed mill-eżamijiet, b’kundizzjoni li int tibqa miżmum taħt superviżjoni stretta bejn eżami u ieħor. Każijiet bħal dawn bejn eżamijiet tal-Matsec u bordijiet barranin ma jiġux ikkunsidrati.

Int għandek tinforma lid-Dipartiment dwar każijiet bħal dawn fi żmien tlett ijiem minn meta tirċievi t-timetable. Għandek timla formola apposta u tagħtiha lil Customer Care Unit tad-Dipartiment jew fiċ-Ċentru tagħna ġewwa Għawdex. Aħna nibagħtulek timetable oħra bl-arranġamenti l-ġodda.

Aħna nibagħtulek timetable personali (bid-data u l-ħin ta’ l-eżami), il-post u l-istruzzjonijiet ta’ l-eżami għaxart ijiem qabel id-data ta’ l-eżami.

Fid-data ta’ l-eżami, persuna mill-pubbliku preżenti fid-Dipartiment ta’ l-Eżamijiet tagħżel karta minn tlieta li jkunu ppreparati mill-bord ta’ eżaminaturi dak inhar ta’ l-eżami. Il-karta magħżula tiġi stampata biex tintuża fl-eżami.

Fil-jum ta’ l-eżami, ikollok bżonn iġġib miegħek, il-karta ta’ l-identità uffiċjali tiegħek. Int trid turi din lill-Head of Centre int u dieħel fis-sala ta’ l-eżamijiet. Wara int tingħata index number li trid tuża tul l-eżamijiet kollha.

Aħna nieħdu ħsieb li mmexxu eżamijiet professjonali (Association of Chartered Certified Accountants ACCA; University of London degrees u l-Institute of Management Information Systems). Jekk int interessat li tkompli l-istudji tiegħek u toqgħod għall-eżamijiet professjonali, aħna noffrulek il-possibiltà li jkollok l-eżamijiet tiegħek immexxija mid-Dipartiment tagħna. Aħna mmexxu l-eżami billi nipprovdulek is-sala ta’ l-eżami u l-invigilators. Għal aktar informazzjoni kkuntattja d-Dipartiment.

Meta tattendi għall-eżami mmexxi mid-Dipartiment ta’ l-Eżamijiet ikollok bżonn il-karta tal-identita’ uffiċjali tiegħek. F’każ li ma jkollokx waħda, jekk jogħġbok infurmana. Sabiex tinħariġlek karta tal-identita għall-eżamijiet biss, ikollox bżonn żewġ ritratti tal-passaport (iċċertifikati li juru l-identita’ tiegħek) u din tkun tista’ tintuża għal waqt l-eżamijiet.

Aħna marbutin li kontinwament intejbu s-servizzi tagħna. Bl-isforzi tagħna biex intejbu s-servizz bħalissa qed ntejbu l-faċilitajiet fiċ-ċentri ta’ l-eżamijiet. Qed jingħataw ukoll lectures lill-invigilators fuq il-proċeduri u t-tmexxija ta’ l-eżamijiet.

Aħna mmexxu eżamijiet fi tliet ċentri f’Malta u fiċ-ċentru tagħna f’Għawdex, kif ukoll fi skejjel differenti madwar Malta.

Dakinhar ta’ l-eżami ċ-ċentri ta’ l-eżami jkunu miftuħa 20 minuta qabel il-bidu ta’ l-eżami. Aħna niżguraw li:

• nippreparaw id-direzzjonijiet u n-numri tal-kandidati biex int tkun tista’ ssib postok fiċ-ċentru fl-anqas żmien possibbli

• niżgurawk li l-invigilators jiddireġuk f’postok mingħajr dewmien

• niżgurawk li l-persuna responsabbli miċ-Ċentru tagħti l-istruzzjonijiet neċessarji fuq it-tmexxija ta’ l-eżami u tigwidak kif timla d-dettalji fuq il-pitazz qabel il-bidu ta’ kull eżami

• niżgurawk li l-persuna responsabbli miċ-ċentru tavża kemm ser idum l-eżami qabel il-bidu ta’ kull eżami, u fl-aħħar għaxar minuti ta’ l-eżami tindika kemm ikun fadal ħin għat-tmiem.

Biex żgur l-eżami jimxi sew, int għandek tħalli l-karta ta’ l-Identità tiegħek u l-avviż ta’ l-eżami quddiemek fuq il-mejda għall-verifikazzjoni mill-persuna responsabbli miċ-ċentru.

Taħt l-ebda ċirkustanża ma tista’ ddaħħal miegħek fiċ-ċentru ta’ l-eżami - kotba, materjal ta’ l-eżami jew mobile phones.

F’każ li jkollok xi lment dwar it-tmexxija tal-eżami, tista’ tistaqsi immedjatament għall- Head of Centre sabiex ikun jista jieħu azzjoni immedjata. Jekk taħseb li l-ilment tiegħek ma kienx indirizzat, tista’ tikteb direttament lid-Dipartiment biex tirrapporta l-ilment tiegħek.

Aħna nirċievu r-riżultati minn diversi bordijiet. Kif nirċievu dawn ir-riżultati niżguraw li nibagħtuhomlok fl-istess jum. Minħabba raġunijiet ta’ kunfidenzjalità, ma nagħtux riżultati fuq it-telefon.

Ir-riżultati tal-Matsec jintbagħat permezz ta' SMS qabel ma jkun intbgħat bil-posta mill-Matsec Unit, permezz tas-servizz tal-m-government.

Jekk ma tirċevix ir-riżultat bil-posta, int mitlub li tiġi personalment jew tibgħat ġenitur jew tutur tiegħek fl-uffiċini tagħna f’Malta jew Għawdex.

Kun żgur li ġġib miegħek il-karta ta’ l-identita’ u l-index number. Nagħtuk tweġiba immedjata fuq ir-riżultat tiegħek.

Aħna nippublikaw ir-riżultati fuq it-tabella ta’ l-avviżi tad-Dipartiment, u għall-kandidati Għawdxin, fiċ-Ċentru tagħna ġewwa Għawdex.

Ninfurmawkom li r-riżultati ġew ippublikati permezz ta’ avviż li jidher fil-Gazzetta tal-Gvern u fuq it-tabella ta’ l-avviżi tagħna.

Fl-eżamijiet pubbliċi lokali nippublikaw ir-riżultat finali wara li l-proċess kemm tal-kitba kif ukoll ta’ l-interviews ikunu saru. Ir-riżultat juri l-marki miksuba mill-kandidati kollha skond l-index number tagħhom. Jiġu ppublikati biss dawk l-ismijiet tal- kandidati li jkunu għaddew. Tkun infurmat personalment dwar il-pubblikazzjoni tar-riżultat finali.

Jekk int m’intix sodisfatt bir-riżultat miksub minnek, tista’ titlob reviżjoni tal-karta tiegħek. Ikkuntattja d-Dipartiment billi ċċempel, tikteb, tibgħat fax, e-mail jew tiġi personalment fid-Dipartiment u aħna nispjegawlek il-proċedura li trid issegwi. Din tvarja u tiddependi mill-bord li jkun qed imexxi l-eżamijiet.

Aħna ninfurmawk bir-riżultat tar-reviżjoni tal-karta tiegħek fi żmien ħamest ijiem tax-xogħol minn meta nirċievu r-risposta mill-examining board.

Jekk int weħilt f’xi parti ta’ l-eżami, tista’ tagħmel talba għar-reviżjoni tal-karta tiegħek fi żmien tmient ijiem minn meta jiġi ppublikat ir-riżultat. Għall-informazzjoni dwar il-proċedura rikjesta u l-ħlas dovut ikkuntattja d-Dipartiment.

Min-naħa tagħna aħna nibgħatu l-karta tiegħek biex terġa tiġi eżaminata mill-istess tlett eżaminaturi li oriġinarjament kienu rawha u nitolbuhom iħejju rapport dettaljat dwar ix-xogħol tiegħek. Int tiġi msejjaħ fl-uffiċċju tagħna biex flimkien ma’ persuna li int tafda fih/fiha tqabblu l-karta tiegħek mar-rapport imħejji. Int imbagħad ikollok tliet ijiem biex tippreżenta l-kummenti tiegħek dwar ir-rapport. Dawn il-kummenti jintbagħtu lill-eżaminaturi li huma obbligati li jwieġbu għall-kummenti tiegħek. Ir-risposta tkun ikkunsidrata bħala finali u konklussiva.

Aħna ninfurmawk meta tkun tista’ tiġbor iċ-ċertifikati permezz ta’ avviż fil-Gazzetta tal-Gvern, u nagħmlu avviżi wkoll fuq l-istazzjon nazzjonali tar-radju u fuq Channel 22. Aħna npoġġu avviż fin-notice board tad-Dipartiment u fiċ-Ċentru tagħna ġewwa Għawdex. Jekk int ma tiġborx iċ-ċertifikati fi żmien sitt xhur mid-data tal-publikazzjoni ta’ l-avviż fuq il-meżżi tax-xandir, aħna nibagħtulek iċ-ċertifikati bil-posta.

Jekk titlef iċ-ċertifikati tiegħek, aħna nistgħu noħorġu konferma tar-riżultat tiegħek fi żmien sitt ijiem tax-xogħol minn meta tagħmel it-talba tiegħek, mingħajr ħlas. Int trid tagħtina d-dettalji tal-examining body, is-sessjoni meta sar l-eżami u jekk inhu possibli l-index number tiegħek biex b’hekk inkunu nistgħu nsibu r-riżultati tiegħek mir-rekords tagħna fl-iqsar żmien possibli.

Jekk int trid li noħorġu ċertifikat duplikat għaċ-ċertifikat mitluf jew misruq, jeħtieġ li tikteb lill-examining board ikkonċernat. Aħna nibgħatu t-talba tiegħek f’ismek fi żmien tlett ijiem tax-xogħol minn meta nirċevuha. Il-ħlas għal dan is-servizz ivarja skond il-bord ikkonċernat.

Aħna nibgħatu ċ-ċertifikat duplikat fi żmien tlett ijiem minn meta nirċievu ċertifikat mill-examining board.

Meta nipprovdulek informazzjoni li għandu x’jaqsam ma’ eżamijiet, aħna niżguraw li nagħtuk informazzjoni aġġornata. Jekk tistaqsina informazzjoni permezz tal-e-mail, aħna inkunu nistgħu nagħtuk risposta fi żmien ġurnata. Tista’ ssaqsi għall-informazzjoni billi tiktbilna u aħna nagħtuk tweġiba fi żmien ħamest ijiem tax-xogħol minn meta nirċievu t-talba tiegħek.

Tista’ wkoll tistaqsi għall-informazzjoni dwar sillabi ta’ eżamijiet li mmexxu aħna. Ktieb tas-sillabu aġġornat ikun provdut fid-Dipartiment qabel ir-reġistrazzjoni ta’ l-eżamijiet lokali u barranin tal-General Certificate of Education, eżamijiet Vokazzjonali u eżamijiet pubbliċi lokali.

Aħna nżommu librerija ta’ karti ta’ l-eżamijiet li għaddew għal skopijiet ta’ referenza fiċ-Ċentru ta’ l-Eżamijiet f’Għawdex. Ikkuntattjana jekk ikollok bżonn aktar informazzjoni.

Tista’ tirreġistra applikazzjoni wara li jkun għalaq iż-żmien ma’ dawk il-bordijiet li joffru dan is-servizz. Biex tagħmel dan int trid tħallas miżata żejda fuq il-ħlas normali, skond kif stipulati fir-regolamenti tal-Bord konċernat. Asal sa l-uffiċini tagħna u aħna ngħidulek x’għandek tagħmel.

Int tista’ titlob flus lura f’każijiet speċjali skond kif stipulati fil-liġijiet u regolamenti ta’ kull Bord li qed imexxi l-eżami. Tista’ tikkuntattja l-uffiċini tagħna għal aktar informazzjoni.

Aħna nkunu f’pożizzjoni li nagħtuk il-flus lura jekk il-Bord li qed imexxi l-eżami jilqa’ t-talba tiegħek u jibgħat il-ħlas dovut lilna. Aħna ngħaddulek il-flus li tkun ħallast kif l-pagamenti jaslulna minn barra.

Jekk int għandek bżonnijiet speċjali aħna niżgurawk li nieħdu ħsieb nagħmlu l-arranġamenti biex int tinqeda bl-aħjar mod. Nitolbuk tinfurmana bil-bżonnijiet tiegħek meta tapplika għall-eżamijiet. Ikollna bżonn ċertifikat mediku mill-ispeċjalista tiegħek.

Meta tikkuntattjana jew iżżur id-Dipartiment tagħna aħna:

• nittrattawk b’rispett u kortesija

• inwieġbu għat-talbiet u d-domandi tiegħek fl-iqsar żmien possibli

• inkunu ċari u ta’ għajnuna

• naħdmu fuq xi lment li jista’ jkollok malajr u bl-iktar mod xieraq

• inwieġbu t-telefonati tiegħek fil-pront u ngħidulek ma’ min tkun qed titkellem.

• niżguraw li t-tabella ta’ l-avviżi tad-Dipartiment tkun dejjem aġġornata.

Jekk ma tkunx sodisfatt bis-servizz tagħna, nitolbuk tiġi u tkellem lill-persuna li qdietek. Aħna nippruvaw insolvu l-problemi tiegħek mill-ewwel. Jekk mill-banda l-oħra int xorta ma tkunx sodisfatt, nitolbuk tikkuntattja lil Assistent Direttur. Tingħata tweġiba sħiħa fi żmien ħamest ijiem tax-xogħol minn meta nkunu rċevejna l-ilment tiegħek. Jekk xorta ma tkunx sodisfatt bir-risposta tagħna tista’ tikkuntattja lid-Direttur.

L-istaff tagħna huwa marbut li jipprovdi servizz effiċjenti u ta’ kwalità lill-klijent tagħna u huwa dejjem lest li jagħtik kull għajnuna li jkollok bżonn.

Ippubblikat miċ-Charter Support Unit, OPM

http://www.servicecharters.gov.mt

Stampar, Stamperija tal-Gvern